Kritonline 159: Software- en appkosten: wanneer mag je activeren in de jaarrekening? 

App- en softwaretrajecten komen in veel mkb-dossiers terug. Daarbij ontstaat vrijwel altijd dezelfde verslaggevingsvraag: verwerk je de uitgaven direct als kosten, of mag je (een deel) activeren op de balans? Die keuze raakt het resultaat, het vermogen én de toelichting. En minstens zo belangrijk: je wilt als accountant scherp kunnen onderbouwen waarom activering wel of niet verdedigbaar is. 

In dit blog krijg je een praktisch beoordelingskader: welke criteria gelden voor activering van software- en appkosten, waar de meeste misverstanden ontstaan (met name bij cloud/SaaS), en welke vervolgvragen je helpen om de juiste rubricering in de jaarrekening te bepalen. 

Wanneer is activering verantwoord? 

De basis is strikt. Je mag uitgaven pas activeren als beide voorwaarden gelden: 

1. Toekomstige economische voordelen zijn waarschijnlijk 
   Het gaat om voordelen die de onderneming naar verwachting daadwerkelijk gaat realiseren, zoals kostenbesparing, efficiencywinst of omzetgroei. Dit vraagt om een realistische verwachting dat de app wordt afgemaakt, in gebruik wordt genomen en waarde oplevert. 

2. Het bedrag is betrouwbaar vast te stellen 
   Je moet kunnen onderbouwen welke uitgaven direct toerekenbaar zijn aan het tot stand brengen van het actief. Denk aan facturen van leveranciers, projectadministratie en urenregistratie. In de praktijk zit de discussie zelden in de theorie, maar in de afbakening: wat is ontwikkeling, en wat is beheer, training, marketing, support of bugfixing? 

RJ-aanscherping: beschikkingsmacht en identificeerbaarheid 

Bij software is de vraag “is dit een actief?” vaak minder tastbaar dan bij bijvoorbeeld een machine. Daarom zijn twee aanvullende begrippen essentieel: 

• Identificeerbaarheid: het actief is afzonderlijk te onderscheiden (dus niet “een idee”, maar iets concreets dat je kunt afbakenen). 

• Beschikkingsmacht: de onderneming kan zó over het actief beschikken dat zij economische voordelen kan realiseren. Denk aan de mogelijkheid om het actief in te zetten, aan te passen, gebruik door anderen te beperken of (in principe) over te dragen. 

Deze toets dwingt je om niet alleen technisch te kijken, maar vooral economisch en contractueel: welk recht heeft de onderneming, en wat kan zij daar feitelijk mee? Wat koopt de onderneming precies: een dienst, een licentie of een afzonderlijk (overdraagbaar) recht? Die kwalificatie bepaalt of activering überhaupt in beeld komt.  

Als activeren in beeld komt 

Stel dan deze vervolgvragen om te weten hoe je de uitgaven voor software en apps verwerkt. 

1) Is sprake van intern ontwikkelde software? 

Voor intern ontwikkelde software maak je onderscheid tussen onderzoek (oriëntatie, haalbaarheid, experiment) en ontwikkeling (bouwen richting een concreet werkend product). Alleen ontwikkelkosten kunnen onder voorwaarden worden geactiveerd. 

Let op: voor intern ontwikkelde software moet een wettelijke reserve worden gevormd. Voor standaardpakketten geldt dit niet. 

2) Is de software ontwikkeld voor een opdrachtgever? 

Als een onderneming voor een opdrachtgever software op maat ontwikkelt, is sprake van een (onderhanden) project in opdracht van derden: er is dan een specifieke opdrachtgever. Dit is bij de ontwikkeling van software als standaardpakket nog niet het geval. 

3) Is de software bestemd voor verkoop aan derden? 

Software voor gebruik door derden of die voor verkoop is bestemd, kun je verwerken als voorraad. Deze rubricering komt in de praktijk minder vaak voor. Een voorbeeld is software die van derden is gekocht en bestemd is voor verkoop aan derden—meestal gaat het dan om ‘standaard’ softwareproducten. 

4) Wat is de aard van het gebruik? 

De rubricering als immaterieel of materieel vast actief hangt af van de aard van het gebruik. Als het materiële component de overhand heeft, verwerk je software als onderdeel van het materieel vast actief (bijvoorbeeld besturingssoftware die onderdeel is van een machine en zonder die machine geen zelfstandige waarde heeft). Als software afzonderlijk kan worden benoemd (bijvoorbeeld een salarispakket), dan ligt verwerking onder de immateriële vaste activa voor de hand. 

5 manieren waarop software kan landen in de jaarrekening 

Samenvattend kunnen software of apps op vijf manieren worden verwerkt: 

1. Als kosten in de winst-en-verliesrekening 

2. Als immaterieel vast actief 

3. Als materieel vast actief 

4. Als voorraad 

5. Als (onderhanden) project (opdracht voor derden) 

Dossierproof checklist 

Gebruik onderstaande checklist om je beoordeling gestructureerd vast te leggen: handig voor je dossiervorming én om keuzes richting klant (en eventueel reviewer) helder te motiveren. 

• Moet je de uitgaven voor software activeren of als kosten verwerken? 

• Is sprake van intern ontwikkelde software (onderzoek vs ontwikkeling, en wettelijke reserve)? 

• Is de software ontwikkeld voor een specifieke opdrachtgever (onderhanden project)? 

• Is de software bestemd voor verkoop/gebruik door derden (voorraad)? 

• Wat is de aard van het gebruik (onderdeel van materieel vast actief of zelfstandig immaterieel)? 

Activeer software- en appkosten alleen als er aantoonbare toekomstige economische voordelen zijn én je contractueel en financieel kunt onderbouwen dat de onderneming er beschikkingsmacht over heeft.

Meer weten?

Wil je dit onderwerp nog beter onderbouwen in je dossiers én sneller tot de juiste rubricering komen? In onze e-learning Verslaggeving (im)materiële vaste activa in het mkb verdiep je je in de verwerking van investeringen zoals software en apps: van activeren of kosten nemen tot de juiste presentatie en toelichting. Praktisch, toepasbaar en direct relevant voor je jaarrekeningwerk.